Petrecerile de familie au o particularitate pe care organizatorii o descopera de obicei pe parcurs. Invitatii acopera toate varstele, de la bebelusi pana la bunici, iar un program care merge bine pentru o parte dintre ei poate fi complet nepotrivit pentru cealalta parte a salii.
Un salon botez e obisnuit cu situatia asta, pentru ca aici copiii nu sunt exceptia, ci o buna parte din invitati. Diferenta se vede in detalii marunte, de la ora la care incepe petrecerea pana la locul in care se aseaza muzica.
Partea grea nu e aranjarea salii, care se rezolva de obicei usor. Partea grea e programul, pentru ca el decide cat de bine se simt oamenii si cat de mult rezista pana la final, mai ales cei mici si cei in varsta.
Diferenta fata de alte evenimente
Comparatia cea mai la indemana se face cu petrecerile mari de familie, unde programul e lung si se termina tarziu. Acolo, ritmul e complet altul si nimeni nu se asteapta sa plece devreme, pentru ca asa a fost mereu obiceiul.
Un salon de nunti pregateste de obicei o seara care incepe spre apus si se incheie dimineata. Pentru un eveniment cu multi copii, formatul asta nu functioneaza si trebuie adaptat, chiar daca sala e aceeasi si decorul seamana.
Ce se schimba e in primul rand ora de incepere. Un eveniment care incepe la pranz sau la inceputul dupa-amiezii permite familiilor cu copii mici sa ramana pana la final, fara sa plece in mijlocul petrecerii, cand abia s-a incalzit atmosfera in sala.
Spatiul si felul in care arata
Decorul se alege de obicei primul si e partea cea mai placuta din toata organizarea. Conteaza totusi sa fie gandit in functie de cine vine, nu doar dupa ce arata bine in fotografiile de pe internet si in cataloagele de prezentare.
Un salon evenimente de lux ofera de obicei mai multe variante de aranjare, iar alegerea potrivita pentru un eveniment de familie nu e intotdeauna cea mai spectaculoasa. Un spatiu aerisit, cu loc liber intre mese, functioneaza de obicei mai bine.
Motivul e simplu si practic. Cand in sala sunt copii care se misca, aranjamentele inalte de pe mese si decorurile fragile devin o grija constanta pentru parinti, care in loc sa se relaxeze stau cu ochii pe ele toata ziua, fara sa se poata relaxa.
Programul unei zile cu copii
Programul e singurul lucru care nu se poate improviza. Cand sunt multi copii in sala, o pauza prea lunga intre doua momente se transforma imediat in agitatie, iar recuperarea atmosferei dupa aceea e foarte greu de facut.
Ce merita gandit dinainte, impreuna cu locatia si cu cel care se ocupa de muzica, ca ziua sa decurga fara goluri si fara momente moarte:
- ora de incepere, cat mai devreme in zi
- un loc unde copiii se pot juca fara sa deranjeze
- momentele principale grupate in prima parte
- o zona linistita pentru bebelusi si pentru parinti
- o ora de final anuntata din timp invitatilor
Ultimul punct ajuta mai mult decat pare. Cand oamenii stiu dinainte cam cand se incheie, isi organizeaza drumul si nu pleaca in valuri incepand de la jumatatea petrecerii, lasand sala pe jumatate goala.
Pasii de organizare
Organizarea unui astfel de eveniment incepe cu cateva luni inainte, nu cu cateva saptamani. Locatia si data se stabilesc primele, pentru ca restul deciziilor depind de ele si nu se pot lua in alta ordine.
Ordinea care functioneaza pentru majoritatea familiilor, fara sa se ajunga la alergatura din ultima saptamana si fara cheltuieli neprevazute, arata cam asa de fiecare data:
- se stabilesc data si numarul aproximativ de invitati
- se rezerva locatia si se semneaza contractul
- se aleg furnizorii pentru foto, muzica si decor
- se trimit invitatiile si se asteapta confirmarile
- se stabilesc meniul si asezarea la mese
Pasul patru e cel care intarzie de obicei tot restul. Confirmarile vin greu si incomplet, iar meniul si planul de asezare nu se pot finaliza pana cand nu se stie destul de exact cati oameni vor fi prezenti.
Meniul si cerintele speciale
La un eveniment de familie apar aproape intotdeauna cerinte speciale. Cineva nu mananca anumite lucruri, altcineva are o restrictie, iar copiii au de obicei nevoie de ceva simplu, diferit de ce se serveste pentru adulti.
Lucrurile astea se comunica locatiei din timp, nu in ziua evenimentului. O bucatarie organizata rezolva usor doua sau trei cerinte anuntate cu o saptamana inainte si foarte greu aceleasi cerinte aflate cu o ora inainte de servire.
Pentru copii, merita cerut un meniu separat si o ora de servire putin mai devreme. Cei mici mananca mai repede si se plictisesc in timpul mesei lungi a adultilor, iar asta se vede imediat in agitatia care apare in sala.
Dupa ce se incheie ziua
La cateva saptamani dupa eveniment, ce ramane in amintirea invitatilor nu e decorul. Sunt lucrurile practice: daca au gasit loc de parcare, daca au asteptat mult la servire si daca s-au simtit bine fara sa fie nevoiti sa plece devreme.
Pentru organizatori, ce ramane e de obicei oboseala si o lista de lucruri pe care le-ar face altfel. Merita notate pe loc, in zilele imediat urmatoare, pentru ca se uita repede si ar putea folosi la urmatorul eveniment din familie.
Partea de care nimeni nu se plange niciodata e organizarea buna, pentru ca pur si simplu nu se observa. Se observa doar lipsa ei, iar diferenta dintre cele doua se construieste cu luni inainte, in discutiile cu locatia.
